○七戸町公文書開示事務取扱要綱

平成17年3月31日

訓令第8号

(趣旨)

第1 この訓令は、七戸町情報公開条例(平成17年七戸町条例第7号。以下「情報公開条例」という。)の実施に関する事務処理について必要な事項を定めるものとする。

(開示窓口の設置等)

第2 公文書開示制度(以下「開示制度」という。)の統一的かつ円滑な運営を図るため、開示窓口として総務課内に情報公開コーナーを設置する。

(総務課で行う事務)

第3 公文書開示主管課(以下「総務課」という。)が行う事務は、次のとおりとする。

(1) 開示の請求及び申出(以下「開示請求等」という。)に係る相談、案内及び請求しようとする者が求める公文書の内容等の聴き取りに関すること。

(2) 公文書の特定及び開示請求しようとする者が公文書開示請求書(以下「請求書」という。)を作成するために求める情報の提供に関すること。

(3) 開示請求及び任意開示の申出(以下「開示申出」という。)の受理及び確認に関すること。

(4) 審査請求及び苦情の申出の受付に関すること。

(5) 七戸町情報公開審査会(以下「審査会」という。)の事務に関すること。

(6) 検索資料の管理及び閲覧に関すること。

(7) 開示の実施状況の取りまとめ及び公表に関すること。

(8) 開示制度についての実施機関との連絡調整に関すること。

(担当課で行う事務)

第4 公文書を所管する各課(室)(以下「担当課等」という。)が行う事務は、次のとおりとする。

(1) 開示請求等に係る公文書の検索及び特定に関すること。

(2) 第三者に対する意見聴取に関すること。

(3) 開示するかどうかの決定(以下「開示等の決定」という。)及び開示の申出に対する諾否並びにこれらの通知に関すること。

(4) 公文書の開示の実施(必要に応じた閲覧の立会いを含む。)に関すること。

(5) 公文書の開示に係る費用の徴収に関すること。

(6) 審査会に対する諮問に関すること。

(7) 審査請求及び苦情の申出についての決定並びにこれらの通知に関すること。

(8) 審査会の答申書に対する裁決に関すること。

(9) 公文書の検索資料の作成に関すること。

(開示請求の受付事務)

第5 開示請求に関する事務は、次により行うものとする。

(1) 開示制度の相談、案内及び情報提供の対応は、次により行うものとする。

ア 公文書の開示を求めようとするものに開示制度の案内を行うとともに、情報収集のための相談に応ずるものとする。

イ 他の制度に該当する公文書は、開示等の対象としないので、当該公文書がこれに当たるときは、この旨を説明し、閲覧窓口等へ案内するなど適切な対応を行うものとする。

(2) 開示を希望する公文書を的確に抽出するため、担当課の職員と連携を取り、請求しようとするものが必要とする情報の要旨等を聴き取り、その内容を口頭聴取書に明記して次の事務を行う。

ア 開示請求しようとする者が求める公文書がどの課で扱っているものかを特定する。

イ 口頭聴取書に基づき、公文書目録で必要な情報を含むと想定される公文書名の抽出及び公文書の存在等の調査を行う。

ウ 請求書を作成しようとする者に、口頭聴取書の要旨及び調査で得た内容を口頭で連絡して請求書作成の参考とさせる。その際、口頭聴取書は総務課で保管する。

(3) 同一内容の公文書が複数の担当課等に存在するときは、当該公文書を保管する各課長等が協議の上、主管課等を決定する。

(4) 請求書の受理及び確認は、次により行うものとする。

ア 開示請求者の押印は要しないものであること。

イ 開示請求の手続は、本人が行うことを原則とするが代理関係を証明する書類(委任状等)の提出があった場合は、代理人(未成年者又は成年被後見人に係る本人情報の開示請求にあっては、法定代理人)により行うことができる。ただし、請求者が法人その他の団体の代表者でその法人その他の団体の所属者が請求書を提出するときは、提出者の身分を証明する書類の提示を求めるものとする。

ウ 未成年者からの開示請求であると認められる場合であっても、原則としてそのまま受け付けるものとする。ただし、中学生以下の場合であって、制度の趣旨、公文書の内容等について十分な理解を得難いと認められるときは、親権者又は後見人に開示請求してもらうこととする。

エ 開示請求をしようとする者が請求権者であるかどうかの確認は、原則として請求書に記載された内容により行うものとし、身分証明書等の提示は求めないものとする。ただし、本人情報に係る開示請求の場合は、第6号により本人であるかどうかの確認を行うものとする。

オ 請求権者以外の者が公文書の開示を求める場合は、任意開示の申出として取り扱うものであり、公文書開示申出書に必要事項を記載させ、開示窓口に提出させるものとする。

カ 請求書の記入については、次により行うものとする。

(ア) 請求書は、公文書一件ごとに受付けるものとする。

(イ) 法人その他の団体が請求者の場合は、「請求者氏名」欄には法人又は団体名及び代表者を、「請求者住所」欄にはその事務所又は事業所の所在地を、「請求者電話」欄にはその事務所又は事業所の電話番号を、提出が請求者と異なるときは提出者の所属及び氏名を併記する。

(ウ) 「公文書名又はその内容」欄は、請求の対象となる公文書を特定するための欄であることから、公文書名又は情報の内容が十分特定できるよう具体的なものを記入する。

(エ) 「町内に住所を有する者」とは、町内に生活の本拠を有する個人で、原則として住民基本台帳上の登録をしているものとする。

(オ) 「町内に事務所又は事業所を有する個人及び法人その他の団体」には、請求者が町内に本店、支店、営業所、出張所その他事務所又は事業所を有する個人及び法人その他の団体である場合に記入する。この場合において、「請求者」欄の法人及び団体の名称と同一となるときは、同上の併記で足りるものとする。

(カ) 「実施機関が行う事務事業に利害関係を有するもの」には、町外在住で町内に土地を持ち固定資産税等を納入しているなど、当該利害関係の内容及び請求に係る公文書と利害関係との関連等について、慎重に確認するものとする。

(キ) 「開示方法の区分」欄は、閲覧、視聴及び写しの交付のなかで請求者の必要とするものに丸印を記させるようにする。

キ 郵送等による開示請求の取扱いは、次により行う。

(ア) 情報公開条例は書面による開示請求しか認めていないので、郵送又はファクシミリによる開示請求は認められるが、口頭又は電話による開示請求は認められない。

(イ) 郵送又はファクシミリによる本人情報の開示請求があった場合は、本人であることを証明するために必要な書類の写しの提出を求め、この写しにより本人確認を行うものとする。写しは、容易に改ざんされるおそれがあるため、適宜担当課等において承知している本人に関する情報(家族の状況等)を電話で質問し、また、当該書類の発行機関等に照会するなどして特に慎重に判断し、不当な開示請求により個人の権利利益が侵害されることのないよう万全を期すものとする。

ク 開示請求をしようとする者が身体の障害等により、自ら請求書に記載することが困難な場合は、開示窓口の職員が代筆するなど適当な方法により対応するものとする。

ケ 請求書を受理したときは、請求者に「公文書の開示を求められた方へ」を交付する。

(5) 請求書の補正は、次により行うものとする。

ア 請求書の記載事項に不備がある場合等形式上の要件に適合しない開示請求があった場合は、当該開示請求を却下せざるを得ないような特別の事情があるときを除き、開示窓口の職員は、速やかに開示請求者に対し、相当の期間を定めて当該開示請求の補正(請求書の補正)を求めるものとする。

イ 請求書に記載された事項のうち、明らかな誤字、脱字等軽微な不備については、開示窓口において職権で補正できるものとする。

ウ 相当の期間を定めて補正を求めたにもかかわらず、当該期間を経過しても補正を求められた点が補正されない場合は、開示請求を却下するものとする。

エ 補正を求めた場合の開示等の決定の通知(以下「決定通知」という。)は、補正され、形式上の要件に適合した請求書を受け付けた日の翌日から起算して15日以内にしなければならない。

(6) 本人情報の開示請求は、次により行うものとする。

ア 本人による開示請求の場合

(ア) 情報公開条例第12条第1項の本人情報に係る開示請求をしようとする者に対しては、「本人であることを証明するために必要な書類」の提示を求めて、当該開示請求をしようとする者が本人であることを確認するものとする。

(イ) 「本人であることを証明するために必要な書類」とは、七戸町情報公開条例施行規則(平成17年七戸町規則第11号。以下「施行規則」という。)第6条第1号アにおいて「運転免許証、旅券、健康保険の被保険者証又は法律若しくはこれに基づく命令の規定により交付された書類であって当該開示請求をしようとする者が本人であることを確認するに足りるもの」と規定されているが、「法律若しくはこれに基づく命令の規定により交付された書類であって当該開示請求をしようとする者が本人であることを確認するに足りるもの」としては、次のようなものがある。

a 戦傷病者手帳

b 身体障害者手帳

c 電気工事士免状

d 無線従事者免許証

e 共済組合員証

f 国民健康保険等の被保険者証

g 国民年金、厚生年金保険等の年金証書

h 共済年金又は恩給等の証書

i 国民年金手帳

なお、戸籍謄本、住民票の写し等本人以外の者でも取得できる書類は、「本人であることを確認するに足りるもの」には該当しないものである。

(ウ) やむを得ない理由により(イ)に掲げる書類を提示することができない場合には、施行規則第6条第1号イの規定により「当該開示請求をしようとする者が本人であることを確認するため町長が適当と認める書類」の提示を求めることとなるが、この場合の「町長が適当と認める書類」としては、次のようなものがある。

a (イ)に掲げる書類が更新中の場合に交付される仮証明書及び引換書類

b 条例、規則、要綱等の規定により交付された免許証、許可証及び証書等

(エ) 婚姻等により開示請求をしようとする者の氏名が開示請求に係る公文書に記録されている本人の氏名と異なっている場合には、その者の氏名を確認できる書類のほかに旧姓等を確認できる書類の提出等を求めるなどして、その者が開示請求に係る公文書に記録されている本人であることを確認するものとする。

(オ) 本人の確認に当たっては、原則として「本人であること証明するために必要な書類」の原本の提示を求めるものとし、提示を受けた場合には、当該書類を複写して当該複写物を請求書に添付するものとする。

イ 代理人による開示請求の場合

情報公開条例第12条第2項ただし書の規定により、未成年者又は成年被後見人の法定代理人から本人情報の開示請求があった場合は、アにより法定代理人自身について法定代理人本人であるかどうかの確認を行うとともに、当該法定代理人に対し、戸籍謄本、戸籍抄本又は家庭裁判所の証明書の提出を求め、法定代理人であることを確認するものとする。

(開示の決定事務)

第6 公文書の開示又は不開示の決定に関する事務は、次により行うものとする。

(1) 担当課等は、開示請求があった場合は、開示請求に係る公文書に記録されている情報が、情報公開条例第10条各号に規定する情報(以下「不開示事項」という。)に該当するかどうかを検討するものとする。

(2) 決定通知の書面は、必要事項が記載された請求書を受け付けた日の翌日から起算して15日以内(次号により決定通知の期間の延長を行った場合は、延長された期限まで)に開示請求者に届かなければならない。

(3) 災害の発生等やむを得ない理由により決定通知の期間を延長する場合には、担当課等は、決定期間延長通知書及び決定期間再延長通知書により、開示請求者に通知するものとする。なお、この通知書は、必要事項が記載された請求書を受け付けた日の翌日から起算して15日以内に開示請求者に届かなければならない。

(4) 担当課等は、開示請求に係る公文書に、個人、法人その他の団体、国、他の地方公共団体等(以下「第三者」という。)に関する情報が記録されている場合は、必要に応じて当該第三者の意見を聴くものとする。

(5) 担当課等は、次に掲げる場合には、必要に応じ、関係各課(室)等と連絡調整を行うものとする。

ア 開示請求に係る公文書の中に他の担当課等が所掌する事務に係る情報が記録されている場合

イ 開示請求に係る公文書の中に他の担当課等が作成した公文書がつづり込まれている場合

(7) 担当課等は、開示等の決定をしたときは、公文書開示決定通知書、公文書一部開示決定通知書又は公文書不開示決定通知書により開示請求者に通知するものとする。

(8) 決定通知書の記載要領は、次のとおりとする。

ア 「公文書の名称」欄には、開示請求に係る公文書の名称、文書番号等を記入するものとする。複数の公文書に係る開示等の決定の場合は、複数の公文書について記載するものとする。

イ 「公文書の開示の日時」欄は、決定通知の日から数日後の執務時間内の日時を指定するものとし、担当課等は、開示請求者と事前に連絡をとり、都合のよい日時を指定するように努めるものとする。公文書の写しを送付する場合は、この欄を斜線で消すものとする。

ウ 「公文書の開示の場所」欄は、原則として担当課等の課内とし、公文書の写しを郵送する場合は、その旨を記載するものとする。

エ 「開示しない部分」欄は、開示しない公文書の名称又は開示しない情報の概要を当該情報の内容が判明しないように留意して記載するものとする。

オ 「公文書の一部を開示しない理由」欄及び「公文書を開示しない理由」欄には、情報公開条例第10条の該当号及び具体的理由を記載するものとする。複数の号に該当する場合は、各号ごとにその理由を記載するものとし、この欄に記載しきれないときは、別紙(任意様式)に記載の上、決定通知書に添付するものとする。

カ 「(開示しない部分)を開示することができる期日及び範囲」欄は、公文書の全部又は一部を開示しない旨の決定をした場合において、一定の期間が経過することにより、不開示事項に該当する理由が消滅することが確実であり、かつ、公文書の全部又は一部を開示することができる期日(複数の不開示事項に該当する場合には、すべての不開示事項に該当しなくなる期日)が明らかであるときは、その期日及び開示することができる範囲を記載するものとする。当該期日を明示することができない場合には、この欄を斜線で消すものとする。

キ 担当課等は、公文書(開示・一部開示・不開示)決定通知書、公文書決定期間(再)延長通知書及び公文書応答拒否通知書により開示請求者に通知したときは、速やかにこれらの写しを総務課に提出するものとする。

(第三者に対する意見聴取等)

第7 担当課等は、開示請求に係る公文書に第三者に関する情報が記録されている場合は、必要に応じて当該第三者の意見聴取を実施するものとする。

(1) 意見聴取は、原則として第三者に対し、当該第三者に関する情報が記録されている公文書について開示請求があった旨などを公文書開示に係る意見について(照会)により通知し、公文書開示に係る意見書の提出を求めることにより行うものとする。この場合において、第三者に対しては、速やかに当該意見書を提出するよう協力を求めるものとする。

(2) 例外的に第三者から口頭又は電話により意見聴取を行った場合は、公文書開示に係る意見聴取書を作成するものとする。

(3) 意見聴取を行った担当課等は、第三者に係る情報が記録された公文書について開示等の決定をしたときは、その内容を、速やかに当該第三者に対して公文書の開示について(通知)により通知するものとする。ただし、開示等の決定の内容が第三者に係る情報を開示しない旨の内容であるときは、口頭又は電話により通知することができるものとする。なお、口頭又は電話により通知したときは、その旨を開示等の決定の起案文書に記載しておくものとする。

(4) 担当課等は、公文書開示に係る意見について(照会)により第三者に通知したとき、第三者から公文書開示に係る意見書を受け取ったとき、公文書開示に係る意見聴取書を作成したとき、及び公文書の開示について(通知)により第三者に通知したときは、速やかにこれらの写しを総務課に提出するものとし、第三者への通知を口頭又は電話により行ったときは、速やかにその旨を総務課に連絡するものとする。

(公文書の開示の実施)

第8 公文書の開示の実施は、次により行うものとする。

(1) 公文書の開示は、その写しを送付する場合を除き、決定通知書によりあらかじめ指定した日時及び場所において実施するが、開示請求者がやむを得ない理由により指定された日時に来庁できない場合は、改めて別の日時を指定するものとする。この場合において、改めて決定通知書を送付することを要しないものであり、開示等の決定の起案文書に変更した日時を記載するとともに、その旨を総務課に連絡するものとする。

(2) 担当課等の職員は、開示場所へ来庁した者に対して決定通知書の提示を求め、その者が決定通知書に記載されている名あて人であるかどうかの確認を行うものとする。

(3) 公文書の閲覧は、原本を閲覧に供することにより行うものとする。ただし、原本を閲覧に供することができないときは、原本を複写した物を閲覧に供することにより行うものとする。

(4) 公文書の一部開示は、おおむね次の方法により公文書の不開示部分を分離して行うものとする。

ア 開示部分と不開示部分とがページ単位で区分できる場合

(ア) ページ単位で取外しのできる場合は、不開示部分を取り外して開示部分のみを開示する。

(イ) ページ単位で取外しのできない場合は、開示部分が記録されているページを複写した物、不開示部分をクリップで挾んで閉ざした物、不開示部分を袋で覆った物等により開示する。

イ 開示部分と不開示部分が同一ページにある場合

不開示部分を遮へい物で覆って複写した物、該当ページを複写した上で不開示部分を黒インク等で塗りつぶし、再度複写した物等により開示する。

(5) 担当課等の職員は、公文書の紛失、汚損等を防止するため、閲覧に立ち会うものとする。

(6) 写しの作成及び交付の方法は、次のとおりとする。

ア 担当課等の職員は、電子複写機により公文書の写しを作成するものとする。

イ 電子複写機により作成する写しの用紙の大きさは、原則として日本産業規格A4とする。

ウ 開示請求時において希望する開示の方法が閲覧のみである場合であっても、開示の当日に写しの交付を求められたときは、その場で写しを交付できるものとする。

エ 著作権法(昭和45年法律第48号)により複製を禁じられている物については、写しの交付ができないので、留意する必要がある。

オ 写しの交付は、写しの作成及び送付に要する費用が納入されたことを確認した後に行うものとする。

カ 写しの送付は、郵送により行うものとする。

(費用の徴収等)

第9 公文書の写しの作成及び送付に要する費用の徴収等は、次により行うものとする。

(1) 担当課等の窓口において写しの交付を行う場合は、写しの作成に要する費用の納入通知書を作成し、写しの交付の前に請求者に納付させるものとする。

(2) 郵送により写しの交付を行う場合は、担当課等は、写しの作成及び送付に要する費用の納入通知書を決定通知書に添えて開示請求者に送付する。担当課等は、費用の納付を確認次第、直ちに開示請求者に対して公文書の写しを送付する。

(3) 開示請求者から、郵送に要する費用の額に相当する郵便切手が提出された場合は、当該郵便切手を使用することにより、写しの送付を行うこととして差し支えないものとする。

(4) 収入の歳入科目は、一般会計の歳入とし、歳入科目は、次のとおりとする。

(款)諸収入 (項)雑入 (目)雑入 (節)雑入 (説明)雑入

(5) 公文書を複写した物により閲覧及び写しの作成を行った場合の当該複写物の作成に要した費用は徴収しないものとする。

(審査請求があった場合の取扱い)

第10 開示等の決定について、審査請求があった場合は、次により取り扱うものとする。

(1) 審査請求書は、総務課において受け付けるものとし、その写しを保管した上で、直ちに当該審査請求書を当該審査請求に係る開示等の決定を行った担当課等に配布するものとする。

(2) 担当課等は、次の要件について審査請求書の確認をするものとする。

ア 審査請求書の記載事項の確認

(ア) 審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所

(イ) 審査請求に係る処分の内容

(ウ) 審査請求に係る処分があったことを知った年月日

(エ) 審査請求の趣旨及び理由

(オ) 処分庁の教示の有無及びその内容

(カ) 審査請求の年月日

(キ) 審査請求人が、法人その他社団若しくは財団であるとき、総代を互選したとき、又は代理人によって審査請求をするときは、その代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所

イ 審査請求人(審査請求人が法人その他の社団若しくは財団であるときは代表者又は管理人、総代を互選したときは総代、代理人によって審査請求をするときは代理人)の押印の有無

ウ 代表者若しくは管理人、総代又は代理人があるときは、それぞれの資格を証明する書面(法人登記事項証明書・抄本、代表者又は管理人を選任したことを証する議会議事録等の写し、代理人委任状等)の添付の有無

エ 審査請求期間内の審査請求かどうか

オ 審査請求適格の有無(開示等の決定によって直接自己の権利利益を侵害された者かどうか)

カ 審査請求書に不備があっても、補正することができるものである場合は、相当の期間を定めて補正を求める。なお、審査請求人から補正書の提出があった場合は、担当課等は、当該補正書の写しを総務課に提出するものとする。

(3) 担当課等は、当該審査請求が次のいずれかに該当する場合は、当該審査請求について却下の裁決を行い、裁決書の謄本を審査請求人に送付するとともに当該裁決書の写しを総務課に提出するものとする。

ア 審査請求が不適法であり、かつ、補正不能である場合

イ 補正命令に応じなかった場合

ウ 補正命令に定める補正の期間を経過した場合

(4) 担当課等は、決裁終了後、総務課に諮問書を提出し、総務課は、諮問書を審査会に送付するものとする。

(5) 総務課は、審査会から答申があった場合は、直ちに当該答申書を諮問した担当課等に回付するものとする。

(6) 担当課等は、答申書が回付された場合には、内容を十分に尊重した上で裁決を行い、裁決書の謄本を審査請求人に送付するとともに、その写しを総務課に提出するものとする。

(7) 担当課等は、原処分を取り消す裁決をした場合は、速やかに公文書開示決定通知書又は公文書一部開示決定通知書を審査請求人に送付するとともに、その写しを総務課に提出するものとする。

(8) 第三者に関する情報が記録されていて事前に意見聴取を行った公文書に係る審査請求があった場合において、審査請求に対する裁決の内容が当該第三者に関する情報を開示することとなるものであるときは、担当課等は、その旨を書面により当該第三者に通知するものとする。

(開示の申出に係る事務)

第11 公文書の開示の申出があった場合の事務は、次により行うものとする。

(1) 開示の申出に係る事務は、決定通知の期限(情報公開条例第7条第2項)及び決定通知の期間の延長(再延長)(情報公開条例第7条第3項第7条第4項)を除き、第5の開示請求の受付事務に準じて行うものとする。

(2) 開示の申出に対する諾否の通知は、公文書開示申出に対する公文書任意開示回答書を、速やかに開示の申出をしたものに送付することにより行うものとする。

(3) 公文書の開示の申出に対する回答書の記載上の留意事項

ア 公文書の全部を開示する場合は、「開示しない部分」、「開示しない理由」及び「開示しない部分を開示することができる期日及び範囲」の各欄を斜線で消すものとする。

イ 公文書の一部を開示する場合は、公文書一部開示決定通知書を同様に記載するものとする。

ウ 公文書を開示しない場合は、「開示しない部分」欄に「全公文書」と記載するとともに、「公文書の開示の日時」及び「公文書の開示の場所」の各欄を斜線で消すものとする。

(4) 開示の申出に対する回答についての苦情の申出(以下「苦情の申出」という。)に係る事務は、次に定めるもののほか、第10の審査請求があった場合の取扱いに準じて行うものとする。

ア 担当課等は、審査会に諮問する場合は、公文書任意開示回答書に対する苦情の申出について(諮問)を作成し、これを総務課に提出するものとする。

イ 苦情の申出者に対する回答は、苦情申出に対する通知書により行うものとし、その写しを総務課に提出するものとする。

(検索資料の作成)

第12 公文書の検索に必要な資料として公文書目録を作成するものとし、情報公開コーナーにおいて一般の利用に供するものとする。

(その他)

第13 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。

附 則

この訓令は、平成17年3月31日から施行する。

附 則(平成24年6月8日訓令第6号)

この訓令は、平成24年7月9日から施行する。

附 則(平成28年3月16日訓令第1号)

(施行期日)

1 この訓令は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。

(経過措置)

2 行政庁の処分その他の行為又は不作為についての不服申立てに関する手続であってこの訓令の施行前にされた行政庁の処分その他の行為又はこの訓令の施行前にされた申請に係る行政庁の不作為に係るものについては、なお従前の例による。

附 則(令和元年6月28日訓令第4号)

この訓令は、令和元年7月1日から施行する。

七戸町公文書開示事務取扱要綱

平成17年3月31日 訓令第8号

(令和元年7月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 町長部局/第3節 文書・公印
沿革情報
平成17年3月31日 訓令第8号
平成24年6月8日 訓令第6号
平成28年3月16日 訓令第1号
令和元年6月28日 訓令第4号